BIÊN BẢN CUỘC HỌP HỘI ĐỒNG

GIA TỘC TẠI TỪ ĐƯỜNG BÙI TỘC VĨNH TRINH NGÀY 19.04.2009

 

 

Thành phần tham dự:

 

-         Ô. Bùi Văn Nam Sơn               Chủ tọa

-         Ô. Bùi Dương Thạch                Trưởng Ban điều hành

-         Ô. Bùi Nhơn                             Ban xây dựng

-         Ô. Bùi Vĩnh Phương                 Nội vụ

-         Ô. Bùi Văn Bảy                        Ngoại vụ

-         Ô. Bùi Vĩnh Duy                       Thủ quỹ

-         Ô. Bùi Đại Dương

-         Chị Bùi Thị Tám

 

 

Mục đích và nội dung cuộc họp:

 

I. Tổng kết rút ưu khuyết điểm trong việc tổ chức Giỗ Tổ

II. Báo cáo việc xây dựng hạng mục phụ phía sau nhà thờ

III. Linh tinh

 

 

Bắt đầu cuộc họp Ô. Bùi Dương Thạch đề nghị các Bộ phận tham gia Lễ Giỗ Tổ báo cáo phần việc của mình.

 

I.    Ô. Bùi Vĩnh Duy báo cáo phần thu chi:

 

- Phần thu: 65.730.000 đ và 960 USD

(Sáu mươi lăm triệu bảy trăm ba chục ngàn đồng và chín trăm sáu mươi USD)

- Phần chi: 65.460.000 đ

(Sáu mươi lăm triệu bốn trăm sáu chục ngàn đồng)

 

Tồn quỹ: 270.000 đ (Hai trăm bảy mươi ngàn đồng) + 960 USD.

(Có văn bản chứng từ đính kèm)

 

II. Ô. Bùi Nhơn, Ban xây dựng, báo cáo phần xây dựng hàng rào, nhà kho, toilet và các hạng mục khác:

 

a)   Hàng rào: đã hoàn chỉnh phần xây tô + sơn nước, còn thiếu chân cột sắt và hệ thống cửa hậu.

b)   Toilet: thay 2 cửa mới + bắt 4 bàn cầu mới + sơn, ống nước, chưa hoàn tất hệ thống thoát nước tiểu.

c)   Phần nhà trù: Chưa hoàn chỉnh phần lương nóc.

• Tổng số tiền xây dựng ba hạng mục a + b + c là 52.000.000 đ (Năm mươi hai triệu đồng).

• Anh Bùi Nhơn đã nhận 3 đợt là 40.000.000 đ (Bốn mươi triệu đồng).

Tộc còn thiếu Ô. Bùi Nhơn là 12.000.000 đ (Mười hai triệu đồng)

 

* Phần xây dựng trong tương lai cần làm:

 

• Ô. Bùi Nhơn đề nghị:

1)   Xây hoàn chỉnh nhà trù gồm các hạng mục:

Xây tường bao (tô + sơn). Ngăn làm hai phòng: 1 phòng nhỏ + 1 phòng lớn + 2 cửa ra vào. (Sẽ có bản vẽ và dự toán sau).

2)   Củng cố hàng rào bằng cột bê tông và kẽm gai tận dụng phía giáp ranh đất BV Phương (nhân công gia tộc).

3)   Làm hệ thống chống chim bay vào bên trong nhà thờ trên lầu (Ô. Bùi Nhơn xung phong thi công và kinh phí).

4)   Kiểm tra hệ thống ống nước (bị rò rỉ).

5)   Kiểm tra hệ thống nước ở hồ sen (bị rỉ khi nước đầy hồ).

6)   Sửa lại hệ thống cửa cổng trước.

7)   Trụ biểu.

8)   Lót gạch bông 2 hành lang dưới đất (Hội trường).

 

• Ô. Bùi Dương Thạch đề nghị:

 

-     Chỉnh trang cảnh quan sân vườn nhà thờ. (Quy hoạch có hệ thống từng khu vực - từng cây kiểng loại gì? Cây ăn trái? Cây cau kiểng?). Anh Thạch sẽ báo cáo kế hoạch cụ thể trình Tộc và sẽ thực hiện sau.

 

 

* Chỉnh trang nội thất hội trường:

 

1)   Sơn lại các tủ gỗ + sắt (cần làm ngay)

2)   Chỉnh sửa phòng trưng bày di ảnh tiền nhân từ Thế thứ 15 trở xuống (Phòng tưởng niệm) đề nghị các đại diện Phái + Chi góp di ảnh về cho Ban điều hành để sớm triển khai trong thời gian sớm nhất. Hội đồng gia tộc và Ban điều hành sẽ có thư ngỏ cụ thể kích thước di ảnh và kinh phí, kế hoạch thực hiện đến các đại diện Chi Phái. (Ô. Sơn, Ô. Thạch kết hợp thực hiện).

3)   Làm hệ thống cửa kiếng (cửa lùa) chắn mưa che nắng, bông gió hội trường. (Ban xây dựng lên kế hoạch thực hiện).

 

 

III. Linh tinh

 

1)   Hợp đồng thuê bảo vệ Từ đường:

 

* Ô. Thạch báo cáo: Tộc sẽ làm hợp đồng thuê người bảo vệ Từ đường. Kể từ 01.05.2009 (Ô. Bùi Văn Bảy lo việc thảo Hợp đồng).

 

2)   Biên bản bàn giao tài sản hiện có giữa bên giao Ô. Bùi Văn Bảy Tích và Ô. Bùi Dương Thạch đã ký giao và nhận ngày 14.04.2009. (Ô. Thạch chỉ kiểm tra và ký nhận những hiện vật hiện có mà Ô. Bùi Văn Bảy Tích thực giao mà thôi).

 

3)   Về Sổ vàng ủng hộ Từ đường:

Ô. Bùi Văn Nam Sơn đại diện Tộc đã khóa sổ từ trang 01 đến trang 49. Bắt đầu trang 50 về sau HĐ Gia tộc giao lại cho Ban điều hành và Thủ quỹ tộc Ô. Bùi Vĩnh Duy quản lý.

 

Sổ vàng từ số thứ tự 50 sẽ có ý kiến của HĐGT thông báo việc bà con cúng hương bằng hiện kim. Tộc đã ủy quyền cho bảo vệ Từ đường được nhận thay cho Tộc. Sau đó sẽ chuyển lại cho thủ quỹ Bùi Vĩnh Duy. Sổ vàng sẽ cập nhật hàng tháng.

 

Rút kinh nghiệm trong việc tổ chức Giỗ Tổ:

 

1)   Cờ Phướng mượn của Tộc Phan trong Lễ Giỗ Tổ bị thất thoát: mất một lá, rách hai lá, gãy 8 cây cột cờ. Tộc đền bù 400.000 đ.

 

2)   Dự kiến trong tương lại Tộc sẽ xuất tiền mua những vật dụng phục vụ cho những Lễ hội sau này.

 

Về mặt tổ chức: các bộ phận đã báo cáo cụ thể phần việc của mình. Nhìn chung đều cố gắng hoàn thành trách nhiệm của mình, tuy nhiên không trách khỏi những sai sót nhất định, sẽ khắc phục thiếu sót để thực hiện tốt hơn trong những lần sau.

 

Cuộc họp kết thúc vào lúc 11g30 ngày 19.04.2009.

 

Chủ tọa       Bùi Văn Nam Sơn (đã ký)

Thư ký       Bùi Văn Bảy (đã ký)